كيفية إدارة فريق عمل عن بعد بكفاءة وفعالية
كيفية إدارة فريق عمل عن بعد بكفاءة وفعالية
كيفية إدارة فريق عمل عن بعد بكفاءة وفعالية
بحكم تجارب كثيرة رأيتها أمام عيني أستطيع أن أؤكد لك أن إدارة فريق عمل عن بعد ليس أمر سهل كما يعتقد البعض، أتوقع أنك تتفق معي في هذا وخاصة إذا كان لديك بالفعل فريق تقوم بإدارته.
والمفارقة العجيبة أنك لو بحثت في عناكب العم جوجل عن كيفية إدارة فريق عمل عن بعد ستجد أن هناك أكثر من 200 مليون نتيجة خاصة بهذا الموضوع!! نعم أنا قلت الرقم بشكل صحيح.
لكن كالعادة ليست كل هذه النتائج جيدة وتصلح للتصفح، وأكيد أنت تعي ما أقصد هنا، لذا خذ الخلاصة مني الآن: إدارة فريق عمل عن بعد شيء يختلف باختلاف كل بزنس وثقافة ونهج العمل، يعني إدارة فريق عمل خاص بموقع أونلاين تختلف عن إدارة فريق عمل خاص بشركة وهكذا …..
أيضًا هناك شركات تعمل عن بعد بنسبة 100% وهناك عكس ذلك وبالتالي بيئة العمل نفسها ستختلف ……
وبالمناسبة نحن في موقع رامي عزت لا نعتقد أن إدارة فريق عمل عن بعد تتعلق بتطبيق إجراءات صارمة على أعضاء الفريق وهذه الأمور، بل العمل بروح تعاونية هي المبدأ الذي نسير عليه والذي على أساسه بفضل الله تمكنا من النجاح في أشياء كثيرة لأن نجاح البزنس ككل هو نجاح للفريق بأكمله بعكس من يبني العمل الخاص به على تطبيق الإجراءات الصارمة وهذه الأمور.
إذن حتى لا أطيل عليك أكثر من ذلك ففي هذا المقال سأعطيك الخطوات والنصائح التي ستمكنك من إدارة فريق عمل عن بعد بكفاءة وفعالية شديدة، فقط تابع هذا المقال للنهاية.
تحديات إدارة فريق عمل عن بعد :
إذا كنت تظن أنه لا يوجد تحديات وجوانب سيئة لهذا الموضوع فأنت مخطئ بكل تأكيد، فيما يلي التحديات والمشاكل الخاصة بإدارة أي فريق عمل عن بعد :
- عدم وجود تواصل مباشر (وجه لوجه) في أغلب الأحيان
- جعل الجميع يشعرون بأنهم جزء من الفريق
- لا توجد أدوار ومهام واضحة
- عنصر المساءلة والحزم قد يكون مفقود
- عنصر توظيف الموارد المناسبة
- عدم وجود تماسك داخل الفريق
- صعوبة قياس أداء كل فرد من أفراد الفريق
- كيفية إيجاد أفضل شخص لإضافته للفريق
- كيفية التأكد من سماع وجهات النظر المتنوعة لفريقك
- معرفة ما إذا كان أحد أعضاء الفريق يعاني أم أنه غير سعيد في العمل
ملاحظة مهمة: التحديات السابقة منها ما هو للأسف ما زال مشكلة كبيرة وحلها يعتمد على صاحب البزنس نفسه، أما معظمها يسهل التغلب عليه وهذا طبعًا ما سنذكره في الجزء التالي من هذا المقال.
كيفية إدارة فريق عمل عن بعد بكفاءة وفعالية :
وصلنا الآن للجزء الأهم من هذا المقال، في الجزء التالي سأعطيك نصائح وخطوات لو طبقتها بشكل فعلي ستجد أن عملية إدارة فريق عمل عن بعد صارت واضحة جدًا وسهلة، وحتى لا نطيل أكثر من ذلك دعنا نبدأ في عرض هذه الخطوات والنصائح مباشرة.
عاوز تُدير فريقك صح ؟ يبقى لازم فكرة مُربحة تكون واثق فيها قبل ما تبدأ تنفيذها
1. وضع قواعد وحدود واضحة لجميع أعضاء الفريق
هذه أول وأهم نصيحة أعطيها لك، فعليًا وضع الحدود والقواعد الخاصة بالعمل شيء أساسي في أي بيزنس سواء أونلاين أو أوفلاين، وشخصيًا على مدار فترة عملي دائمًا ما كنت أجد أن أي بزنس ناجح يكون له قواعد وشروط يتم وضعها في ملف بحيث أي شخص يتقدم لوظيفة معينة داخل هذا البزنس يقرأ أولًا هذه الشروط ويوافق عليها.
حتى أن هناك بزنس أونلاين أعرف صاحبه كان يطلب من أعضاء الفريق إرسال توقيع موافقة على اتفاقية العمل، وبصراحة عندما فكرت في الموضوع وجدت أن هذا حقه طبعًا.
إذن الخلاصة، ضع شروط وقواعد لسير العمل الخاص بك، ينبغي على كل أفراد الفريق أن يلتزموا بهذه القواعد وأولهم أنت بطبيعة الحال، وطبعًا نوعية هذه القواعد تشمل مواعيد العمل إن تطلب الأمر، وتسليم المهام في مواعيدها وعدم وجود تأخير، عدم الإفصاح عن تفاصيل العمل …..
2. احتضان وجهات النظر المختلفة والسماع للجميع
بصراحة كنت متردد كثيرًا عند كتابة هذه النصيحة بالرغم من أني قرأتها في أماكن كثيرة وأعرف فعاليتها لكن قلت في نفسي أنها شيء بديهي لكن طالما أننا فتحنا هذا الموضوع فلا بد أن يكون هذا المقال كافي ووافي.
إذن يا صديقي الغالي في معظم الأحيان يكون فريق العمل من أماكن مختلفة طالما أن العمل عن بعد، حتى أن بعض الشركات يكون فريق العمل موزع على دول مختلفة! وبلغات مختلفة، وهنا الفكرة وهي احتضان ثقافة ووجهات نظر الجميع، الشيء الثاني والمهم هو أنت كصاحب بزنس تُعَوِد نفسك أن تسمع من الجميع.
ليس معنى أن هذا الشخص ما زال جديد في الفريق أو لا يؤدي الكثير من المهام ألا تسمع أفكاره والأمور التي يريد أن يخبرك بها، من صفحات المدير والقائد الناجح هي أنه يسمع من الجميع، فعليًا أفضل الأفكار تأتي دائمًا من البسطاء والصغار وبالتالي النصيحة التي أقدمها لك هنا هي أن تتعود أن تسمع من الجميع.
3. وضع أهداف وتوقعات واضحة ينبغي الوصول لها
عود نفسك قبل أن تبدأ في أي مشروع جديد مع فريق العمل أخبرهم بالهدف النهائي الذي ينبغي الوصول له بحيث يكون كل فرد من أفراد الفريق على علم بما ينبغي الوصول له، وبطبيعة الحال كل فترة من فترات إدارة المشروع ستجلس مع الفريق وتعرف هل التقدم الذي أنتم عليه في الوقت الحالي سيجعلكم تصلون للهدف النهائي أم لا!!
هذا مهم لأنك بذلك تعمل على قياس التقدم وهذا له أكثر من جانب إيجابي أولهم أن أعضاء الفريق يعرفون أنك تتابع كل شيء عن قرب، والشيء الثاني هو تقييم الوضع الحالي وإحراز تقدم أكثر.
4. تقديم المساعدة لأي فرد من أفراد الفريق عند الحاجة
هذا شيء مهم وأساسي طبعًا، ليس معنى أنك صاحب البزنس أن تنسى أفراد الفريق، بل لا بد أن تصاحب كل فرد من أفراد الفريق وتعتبره صديق لك، بإختصار اجعل من يعمل معك لا يعمل لأخذ راتب ولأنه خائف منك وفقط، بل اجعل من يعمل معك يؤدي مهامه بكل صدق لأنه يحبك ويحب العمل معك ويسعى لتطوير البزنس الخاص بك.
مع الأسف الفقرة السابقة قد يختلف معي فيها الكثير من أصحاب البزنس لكن أنا ما زلت ثابت على رأيي فيها وهذا هو الصحيح، أنا شخصيًا عندما بدأت عملي كان هناك أشخاص عملت معهم فعليًا كنت أسعى معه لتطوير العمل وكأنه ملكي أنا وهذا بسبب تعامله الجيد معي …..
5. اجمع الفريق معًا وجه لوجه من حين لآخر
أعلم أن هذا قد يكون صعب في أغلب الأحيان وبخاصة لو كان أعضاء الفريق من دول أو محافظات مختلفة، أعلم أنه فعليًا صعب وبالتالي هذا ليس شيء أساسي، لكن بطبيعة الحال لو كان من السهل فعل هذا فلا تتردد أبدًا فيه لأنه بالتأكيد له عائدات إيجابية جدًا.
تخيل أن كل عضو من أعضاء الفريق لا يعرف الآخر والتعامل فقط عبر الرسائل الرسمية، فهل تتوقع أن يكون العمل به روح تعاونية؟! بوجهة نظري سيكون صعب قليلًا بعكس ما إذا كان كل فرد من أفراد الفريق يعرف الآخر.
6. حافظ على روابط فريق قوية
هذه النصيحة تنبع من النصيحة السابقة، يعني باختصار حاول جاهدًا أن يكون هناك ترابط قوي بين الفريق، وأن يجمعهم هدف واحد وهو تحقيق الهدف الخاص بكل مشروع … صدقني لو وصلت لهذه المرحلة ستلاحظ تطور هائل في عملك لأن الفريق هو أساس كل شيء ولو عمل بشكل تعاوني ستكون النتائج مبهرة.
7. كن مرن في التعامل “في أغلب الأوقات”
هذه النصيحة مهمة عند إدارة فريق عمل عن بعد، خذها قاعدة مني الآن: لو كنت شديد بشكل كبير في التعامل مع أعضاء الفريق وتدقق على كل شيء بطريقة مثيرة للاهتمام صدقني سيكون كل فرد من أفراد الفريق منتظر الفرصة التي يترك فيها العمل، هذه حقيقة لا يمكن تجاهلها.
والحل هو أن تكون مرن، ما معنى ذلك؟ لا أقصد بكونك مرن يعني متساهل في العمل، أكيد لا، لكن مثلًا تلتمس الأعذار عند الضرورة، تساعد من يريد ذلك، لا تتوقع أن يكون كل شيء ممتاز بنسبة 100%، لو قال لك شخص شيء ما تتفهمه، باختصار كن شخص مرن في التعامل ولا تكن حاد حتى لا ينفر منك أعضاء الفريق.
8. كن حساسًا للعمل الزائد
ما معنى هذا؟ باختصار هذا أقصد به أن تعرف طاقة كل فرد من أفراد الفريق وتعطيه المهام التي تناسبه، يعني مثلًا لديك فريق عمل لموقع إلكتروني به كاتب محتوى ومصمم ومتخصص سيو، من المنطقي ألا تأتي للمصمم وتطلب منه أن يكتب مقال ويضع له تصميمات.
هذا غير منطقي لأن المصمم وإن كان على دراية بالكتابة فهذا خارج عمله، شخصيًا أعرف موقع كان به أكثر من كاتب محتوى وكان صاحب العمل يطلب من أحد الكتاب أشياء كثيرة جدًا منها التسويق للموقع وضبط السيو وأشياء خارجة عن عمله وفعليًا هذا الصديق ترك العمل ولم يكمل فيه.
أخيرًا في هذه النقطة: كافئ دائمًا المجتهد في الفريق، يعني شخص يأتي بأفكار فريدة ويؤدي عمله على أكمل وجه ويؤدي مهام خارج نطاق عمله الأساسي، هل هذا الشخص لا يستحق المكافأة؟!
9. طور من مهارات الاتصال الخاصة بك
هذه النصيحة تعتمد عليك أنت بشكل أساسي، المفترض أنك تعمل على تطوير مهارات الاتصال الخاصة بك وبخاصة أونلاين، يعني احصل على كورسات وتعلم كيف تتعامل مع الموظفين بشكل احترافي وكيف تبني علاقة قوية بين أفراد الفريق، كل هذه أشياء تأتي بالتعلم.
10. استخدام أحد الأدوات المخصصة لإدارة الفرق عن بعد
هذه آخر نصيحة وضعتها في النهاية لأنها مهمة وتعتمد على ما سبق.
طبعًا يا صديقي في ظل التطور الذي نعيش فيه فلا بد أن تعتمد على أداة خاصة بإدارة فرق العمل عن بعد، نعم هناك أدوات كثيرة خاصة فقط بهذا الأمر، بل أنه بعد انتشار فيروس كورونا واعتماد بعض الشركات على العمل عن بعد زاد عدد الأدوات الموجودة كذلك.
ميزة هذه الأدوات أنها تجمع جميع أعضاء الفريق في وقت ومكان واحد بجانب إمكانية تفويض المهام وضبط المواعيد وهذه الأمور، يعني تقوم بإضافة كل فرد من أفراد الفريق وتكليفه بمهام معينة عبر الأداة ووضع لكل مهمة وقت محدد للتسليم وتفاصيل المهمة وكل ما يتعلق بالعمل.
أفضل أدوات إدارة فريق عمل عن بعد:
ليكون هذا المقال مفيد رأيت أن أعطيك قائمة بأفضل الأدوات المستخدمة لإدارة فرق العمل أونلاين، منها ما استخدمته بشكل فعلي ومنها ما سمعت عنه أنه جيد:
نسيت أستاذي أداة clickup أداة جيدة.